Podklady na fakturáciu

Stránka: /accounting/documents-for-invoicing

Čo sú podklady na fakturáciu?

Podklady na fakturáciu sú dokumenty, na základe ktorých sa generujú vyšlé faktúry pre klientov. Každý podklad obsahuje informácie o zákazke, odberateľovi, položkách a cenách.

Kto vidí aké podklady?

• ADMIN - vidí podklady všetkých používateľov
• EKO - vidí len publikované podklady (nie koncepty) všetkých používateľov
• Ostatní používatelia - vidia len svoje vlastné podklady

V zozname sa zobrazujú len hlavné (rodičovské) podklady. Ak bol podklad upravený po publikovaní, editovaná verzia (dieťa) sa zobrazuje cez rodičovský podklad.

Čo vidím v zozname?

Tabuľka s podkladmi zobrazuje:

• Stav spracovania - zelená fajka (spracované) alebo červený krížik (nespracované)
• Typ služby - farebný štítok: modrý "Služba" alebo tyrkysový "Tovar"
• Firma - názov odberateľa
• Číslo objednávky
• Celková cena (automaticky vypočítaná z položiek)
• Dátumy - vytvorenie, dodanie
• Priradená faktúra - ak bola vygenerovaná
• Odmena - percento a stav vyplatenia

Filtre

Akcie v zozname - kedy čo vidím a môžem

Tlačidlo "Vytvoriť podklad"

Vidíte ak: Máte oprávnenie AB_DOCUMENT_CREATE.

Vytvorenie podkladu nefunguje ak: Už existuje podklad s rovnakým IČO, dátumom dodania a rovnakými položkami (duplicita).

Tlačidlo "Detail"

Vidíte ak: Máte oprávnenie AB_DOCUMENT_SHOW.

Tlačidlo "Upraviť" (aktívne)

Vidíte ak sú splnené VŠETKY podmienky:

1. Máte oprávnenie AB_DOCUMENT_UPDATE
2. Ste vlastníkom podkladu (vy ste ho vytvorili)
3. Podklad nemá priradenú faktúru
4. Podklad nie je spracovaný (processed_at je prázdny)

Ak máte oprávnenie na úpravu, ale nesplňujete ostatné podmienky, tlačidlo sa zobrazí ako neaktívne s vysvetlením:

• "Nie je možné upraviť podklad s faktúrou" - ak má podklad priradenú faktúru
• "Nie je možné upraviť spracovaný podklad" - ak je podklad označený ako spracovaný
• "Nie je možné upraviť cudzí podklad" - ak nie ste vlastníkom podkladu

Čo sa deje pri úprave publikovaného podkladu: Systém nevytvára zmenu priamo, ale vytvorí novú verziu (kópiu) podkladu. Stará verzia sa zachová a prepojí s novou.

Čo sa deje pri úprave konceptu: Koncept sa upraví priamo.

Tlačidlo "Zmazať"

Vidíte ak: Ste vlastníkom podkladu A máte oprávnenie AB_DOCUMENT_DELETE.

Tlačidlo je neaktívne (disabled) ak: Podklad je publikovaný (published_at nie je prázdny). Zmazať je možné len koncepty.

Tlačidlo "Stiahnuť faktúru" / "Otvoriť faktúru"

Vidíte ak: Podklad má priradenú faktúru A máte oprávnenie BASIS_INVOICE_GENERATE.

Tlačidlo "Priradiť faktúru"

Vidíte ak: Podklad je publikovaný (nie koncept) A máte oprávnenie BASIS_INVOICE_ASSIGN.

Faktúru je možné priradiť len ak ešte nie je priradená k inému podkladu.

Tlačidlo "Export" (v hlavičke tabuľky)

Vidíte ak: Máte vybraté položky (zaškrtnuté) A máte oprávnenie AB_DOCUMENT_EXPORT.

Stav podkladu (modálne okno)

Po kliknutí na stav podkladu sa otvorí okno kde môžete:

Zmeniť stav spracovania:

• Prepínač je neaktívny ak nemáte oprávnenie AB_DOCUMENT_STATUS_UPDATE
• Tlačidlo "Uložiť" sa nezobrazí ak nemáte toto oprávnenie

Zmeniť výšku odmeny:

• Pole je neaktívne ak:
  • Podklad je v stave koncept (nie je publikovaný) - "Výšku odmeny je možné meniť len keď podklad nie je v stave koncept"
  • Odmena už bola vyplatená - "Odmena už bola vyplatená"
  • Nemáte oprávnenie REWARD_CREATE - "Na zmenu výšky odmeny nemáte oprávnenie"

Označiť odmenu ako vyplatenú:

• Prepínač je neaktívny ak:
  • Podklad nemá priradenú faktúru - "Odmenu je možné vyplatiť až po priradení faktúry"
  • Nemáte oprávnenie REWARD_PAY - "Nemáte oprávnenie na vyplácanie odmeny"
• Dátum vyplatenia sa nastaví len ak je používateľ ADMIN

Zrušiť platbu faktúry:

• Vidíte ak máte oprávnenie BASIS_INVOICE_CANCEL_PAYMENT A faktúra je uhradená alebo čiastočne uhradená

Priradiť platbu k faktúre:

• Vidíte ak máte oprávnenie BASIS_INVOICE_ASSIGN_PAYMENT

Zrušiť faktúru z podkladu:

• Tlačidlo je neaktívne ak nemáte oprávnenie BASIS_INVOICE_CANCEL
• Vidíte len ak podklad má priradenú faktúru

Formulár vytvorenia/úpravy podkladu

Údaje o odberateľovi

• IČO (8 znakov) - po zadaní systém automaticky vyhľadá a doplní údaje z obchodného registra. Pri úprave je pole neaktívne (IČO sa nedá zmeniť).
• DIČ (10 číslic)
• IČ DPH (voliteľné, formát SK + 10 číslic)
• Názov firmy (max. 100 znakov) - pri úprave je pole neaktívne
• Adresa firmy (max. 100 znakov)
• Miesto podnikania (voliteľné)

Údaje o zákazke

• Číslo objednávky - povinné pre finálny dokument, nie pre koncept
• Dátum dodania (formát dd.mm.rrrr)
• Dátum doručenia dokladu (formát dd.mm.rrrr)
• Lehota splatnosti v dňoch (1-100)
• Email pre odoslanie faktúry
• Typ služby - povinné, výber: Služba alebo Tovar (ovplyvňuje povinnosť príloh - viď nižšie)
• Podpis (voliteľné)

Položky zákazky

Každá položka obsahuje: názov, jednotku, množstvo, zľavu (v %), cenu za jednotku. Celková cena sa automaticky vypočíta. Je možné pridať odpočítateľnú položku (napr. záloha).

Prílohy (súbory)

• Objednávka - povinné pre finálny dokument (nie pre koncept), alebo použiť celoročnú objednávku z karty klienta (prepínač "Použiť celoročnú objednávku")
• Servisný protokol - povinné pre finálny dokument, len ak typ služby je "Služba" (nie "Tovar")
• Protokol o školení - povinné pre finálny dokument, len ak typ služby je "Služba"
• Dodací protokol - povinné pre finálny dokument, len ak typ služby je "Služba"
• Maximálna veľkosť: 25 MB na súbor

Pri type služby "Tovar" sú protokoly (servisný, školenie, dodací) voliteľné aj pri finálnom dokumente.

Koncept vs. finálny dokument

• Koncept (is_concept = true) - rozpracovaný podklad, niektoré polia nie sú povinné, dá sa kedykoľvek upraviť alebo zmazať
• Finálny dokument (is_concept = false) - publikovaný podklad, vyžaduje vyplnenie všetkých povinných polí. Po publikovaní sa úprava vytvára ako nová verzia a zmazanie nie je možné

Číselníky

Číselník položiek

Predpripravené položky pre rýchle pridanie do podkladu.

Číselník jednotiek

Predpripravené jednotky (ks, hod, m², ...) pre položky podkladov.

Platby v module podkladov

Zobrazenie platieb

Máte oprávnenie AB_DOCUMENT_LIST. Zobrazujú sa len platby s kladnou sumou, ktoré ešte nie sú priradené k žiadnej faktúre.

Nahranie platobného súboru

Vidíte ak: Máte oprávnenie AB_DOCUMENT_PAYMENT_UPLOAD.

Tlačidlo "Nahrať" je neaktívne kým nevyberiete súbor.

Zoznam používateľov s podkladmi

Vidíte ak: Máte oprávnenie AB_DOCUMENT_USER_FILTER. Slúži na filtrovanie podkladov podľa autora.